Je teamoverleg flink verbeteren?

‘Zo vaak dat je na 2 weken niet meer weet wat die vaag opgeschreven afspraak ook alweer betekende. En al helemaal niet wie het zou doen (uiteindelijk niemand).’ Of ‘Mensen checken de agenda niet, en dwalen dan makkelijk af naar een ander punt. Dat leidt af, kost tijd en is irritant’.

De overleggen met je team: kijk je er naar uit? Zijn ze nuttig, geven ze je energie, verbetert het jullie samenwerking? Last van onuitgesproken en terugkerende frustraties? Zoals: geen goede agenda vooraf of heldere afspraken na afloop, mensen die zich niet voorbereiden (of stukken die te laat worden verstuurd), en overleggen die eindeloos duren en veel te veel werktijd opslurpen.

Hieronder vind je handige tips om jouw teamoverleggen flink te verbeteren, als je deze frustraties herkent. Maakt het samenwerken een stuk fijner en effectiever.

Leg afspraken helder (en visueel) vast

In mijn laatste baan werden de notulen meegestuurd met de agenda en stukken voor de volgende vergadering - een maand later. Gevolg: je las pas na weken wat ook alweer was afgesproken, en als dat niet klopte, moest je daar in de nieuwe vergadering op terugkomen. Lekker efficiënt, not. 

Als je wil dat direct helder is wat je afspreekt, helpt het om het ter plekke zichtbaar te maken, zodat iedereen weet wat de bedoeling is. En als er iets niet klopt, kun je daar direct op reageren. 

Want: je gaat na afloop toch aan de slag met actiepunten? Zorg dan dat die tijdens de bijeenkomst op een flip worden meegeschreven. Wat doet wie, wanneer. Meer hoeft het voor dat moment niet te zijn. Foto van de flip rondsturen, en klaar is je heldere actiepuntenlijst. Kleine moeite, groot effect.

Wil je meer context, dan kún je notulen maken, maar het een sluit het ander niet uit. Doe - als je dat nodig vindt - gewoon en-en.

Hiernaast vind je een sjabloon dan je kunt overnemen op een flip en aanvullen tijdens je sessie.

Maak de voorbereiding makkelijker

Je zit in het teamoverleg dat krapaan aansluit op je vorige afspraak. Je klapt nog snel even de laptop open om de agenda te bekijken. Shoot, er zaten nog bijlagen bij voor discussiepunt nummer 4. Jammer dan.

Als je dag bestaat uit aaneengeregen afspraken en je van hot naar her gaat zonder uitwerk- of voorbereidingstijd, dan gaat dat wringen. Dat merk je. Aan de hoeveelheid discussies die niet worden afgerond vanwege gebrek aan voorbereiding. Of het doorschuiven van agendapunten omdat Pietje geen tijd heeft gehad om alles door te nemen. Of het inslaan van zijpaadjes omdat ‘oh ja, dat doet me trouwens denken aan …’ en voor je het weet zit je over een heel ander punt te discussiëren.

Naast een voorzitter die strakker op tijd en zijpaadjesgedrag ‘gaat zitten’, helpt het ook om te kijken naar

• het moment waarop stukken worden gestuurd: is er voldoende tijd voor mensen om die door te nemen en inhoudelijk voorbereid te zijn. Spoiler alert: stukken de dag van tevoren toesturen is niet bevorderlijk. Nooit.

• of de stukken helder, beknopt en to-the-point zijn: we lezen steeds slechter, we hebben steeds minder tijd en geduld. Kun je van alles van vinden, maar is wel een realiteit. Hoe ga je daar mee om? Zorg bijvoorbeeld voor een visuele samenvatting van een stuk. Of een infographic. Daarmee geef je inzicht, overzicht en heb je zelf je onderwerp goed in de vingers.

Wat ook helpt bij een goede voorbereiding, is het volgende punt

Een duidelijke agenda - gebruik werkwoorden

Een velletje met ‘Opening - Notulen vorig overleg - Actiepunten - Nieuwe collega’s - Jaarplan - Wvvtk - Sluiting’. Inspirerend he…

Je kunt ook je agenda scherper neerzetten. Bijvoorbeeld door bij ieder punt een werkwoord te zetten, en of het een punt ter informatie (waarom staat het dan op de agenda?!), ter bespreking of ter besluitvorming is. Dan is ook helder wat er tijdens de bespreking ervan moet gebeuren.

Zo’n punt als ‘Nieuwe collega’s’ zou je ook kunnen herformuleren als ‘Inwerkprogramma nieuwe collega’s reviewen’ of ‘Werving nieuwe collega’s - profielen bespreken’. Je weet meteen wat de bedoeling is, als je bij deze sessie aansluit.

Een paar extra tips:

- zet alleen op de agenda de punten waar alle deelnemers bij nodig zijn. 

- wees zuinig op de energie van je collega’s: er is nog (veel) meer te doen. Hoe kan het korter, sneller, slimmer? Is er een overleg voor nodig, of kan het ook anders?

- Zet de agenda op een flipover, met een kolom erachter voor actiepunten/besluiten. Je ziet meteen hoe ver je bent in het proces, en je hebt direct vastgelegd wat van belang is.

Verkort je overleggen - wees zuinig met de tijd

Staat je vergadertijd standaard op 1 uur in Outlook? Waarom eigenlijk? En als er een agenda is: staat daar ook de tijd per agendapunt op? Waarom niet?

Heb een vergadering waarin duidelijk is hoeveel tijd je per agendapunt besteedt. Waarin alleen voor iedereen relevante punten staan. En waar je mensen niet overvraagt: in tijd, energie, aandacht - door de agendapunten en de vergadertijd te beperken. Zou dat effectief zijn?

Tip: experimenteer eens met een andere duur. Met minder agendapunten. Met scherpere formuleringen. En met een afteltimer per agendapunt. Spannend? Ja, maar als je het niet uitprobeert weet je ook niet wat het je op kan leveren.

Visueel maken: scheelt tijd en betrekt ook de zachtopdenkers

De meeste tijd in vergaderingen gaat op aan… praten. Veel woorden. Waarop weer gereageerd moet worden. Die herhaald worden. Waar vervolgens in woorden een conclusie op komt. Die hopelijk in de goede woorden op papier komen.

Visueel werken in je sessie scheelt een hoop tijd. Als je tekent wat je bedoelt, of éérst iedereen op 1 post it met 3 kernwoorden laat reageren op een voorstel, of gebruik maakt van visuele werkvormen, verkort je de praattijd. En je helpt degenen die zich minder makkelijk uiten, of die meer tijd nodig hebben om hun gedachten te formuleren. 

Eens kletsen over de mogelijkheden? Ik help je graag op weg.