Stroperige sessie? Maak zichtbaar waar het om gaat

Dinsdagochtend 9 uur. Een teamsessie over een belangrijk vraagstuk. En ja hoor, twee mensen voeren het woord, de rest kijkt naar de tafel of of staart voor zich uit. Na een uur sta je ongeveer waar je begon. Zonder duidelijk vervolg of heldere afspraken. Met een beetje pech voer je een week later opnieuw dezelfde discussie.

Hoe dat komt? In je team kijkt iedereen op een andere manier naar een vraagstuk. Verschillende ervaringen, kennisniveau, rol: dat alleen al maakt dat iedereen een ander perspectief heeft. En meestal proberen we elkaar te overtuigen, in plaats van te begrijpen. Met (te) veel woorden.

Elkaars perspectief is onzichtbaar, want het zit in de hoofden van mensen. En hoe haal je het eruit? Door het te laten zien, op papier. Pas als het zichtbaar is, kunnen anderen het begrijpen en er vragen over stellen.

Daar helpt een visueel template bij. Een praktisch en eenvoudig hulpmiddel: je zet het in om input op te halen, om kennis vast te leggen en perspectieven te verzamelen. Met als doel: een helderder beeld scheppen en iedereen gefocust te houden.

Neem het voorbeeld hieronder. De 3 Bold Steps.

Links op het vel staat de huidige situatie, rechts de gewenste situatie. Je vraag of uitdaging kun je schrijven bij de zon. Daartussen drie pijlen: de stappen die je samen zet om er te komen. Eén vel, één vraag, en je team heeft ineens een structuur voor een resultaatgericht gesprek.

De kracht zit ‘m in de werkvolgorde: eerst alleen, dan samen.

Iedereen schrijft eerst voor zichzelf op post-its. Hoe ziet het er nu uit? Waar willen we naartoe? Pas daarna deel je het plenair en komt alles op het vel. Dan sta je stil bij de zaken die je kunt doen om van het een naar het andere te komen. Ook eerst individueel, en daarna pas plenair.

Het verandert de hele dynamiek. Iedereen denkt na en draagt bij, voordat het gesprek begint. Alle input komt op tafel, dus de snelle praters bepalen niet langer waar het over gaat. En de stille denkers in je team komen óók aan bod. Vaak met de scherpste observaties.

Het effect:

• je ziet in één oogopslag waar je het met elkaar over hebt, en waar de verschillen zitten

• je komt sneller tot de kern. Praten kost tijd, om te doen en om te begrijpen.

• er ontstaat beweging en energie. Mensen staan op, schrijven, plakken en schuiven, in plaats van om de beurt een verhaal of presentatie te houden (gaaaaap)

• de input staat meteen vast. Een foto van het vel is de basis voor je verslag en voor je volgende sessie. Dat scheelt herhalende discussies achteraf

• iedereen draagt bij. Goed voor draagvlak én saamhorigheid

Ja, maar hoe dan?

Bepaal eerst je doel. Wat wil je ophalen? Ideeën? Acties? Perspectieven? Bij 3 Bold Steps wil je komen tot een gedeelde richting en concrete stappen bepalen.

Kies dan de vraag die op het vel komt. Bedenk welke vragen bij je doel passen en kies de krachtigste. Schrijf die groot op het vel en zorg voor genoeg ruimte om de input te verzamelen, op het vel zelf of met post-its.

Maak voor jezelf een korte ‘handleiding’. Hoe introduceer je het template en de vraag? Hoeveel tijd is er nodig om te schrijven, te delen en conclusies te trekken? Wat heb je nodig aan materiaal?

Begin klein. Probeer een template eerst uit in een gewoon teamoverleg, op een overzichtelijk vraagstuk. Dan weet je hoe het werkt voordat je het inzet bij een grote sessie.

Download gratis deze vijf kant-en-klare visuele templates die je kunt natekenen of printen. Snel helderheid, meer energie en een tastbaar resultaat! En wil je een visuele werkvorm of een template op maat? Ik help je er graag mee.